Trước đây, tôi từng đổ lỗi cho công nghệ là nguyên nhân khiến tôi khó tập trung – cho đến khi tôi nhận ra vấn đề nằm ở cách tôi sử dụng nó. Bảy thói quen nhỏ sau đây đã âm thầm định hình lại lịch trình của tôi và mài giũa sự chú ý của tôi một cách hiệu quả hơn tôi từng mong đợi.
Tắt Thông Báo Không Cần Thiết
Mỗi tiếng “ting” hay rung động đều làm xao nhãng sự chú ý của bạn. Và nếu bạn giống tôi, có lẽ bạn có hàng tá ứng dụng được cài đặt trên điện thoại. Cho phép mọi ứng dụng gửi thông báo đồng nghĩa với việc có một luồng “ting” không ngừng từ các ứng dụng thực sự không cần sự chú ý ngay lập tức của bạn.
Mỗi thông báo sẽ làm sáng màn hình điện thoại của tôi cứ sau vài phút, mỗi cái đều kéo tôi ra khỏi công việc đang làm, dù chỉ trong một giây. Cuối cùng, tôi nhận ra rằng những “phiền nhiễu vi mô” này đang tích tụ, làm phân mảnh sự tập trung của tôi và khiến tôi khó duy trì trạng thái “flow” (làm việc trôi chảy).
Để giải quyết điều này, tôi đã thực hiện một cuộc rà soát toàn diện cài đặt thông báo của mình. Với mỗi ứng dụng, tôi tự hỏi: Tôi có cần ứng dụng này thông báo cho tôi theo thời gian thực không? Nếu không, tôi tắt thông báo của nó.
Bây giờ, chỉ những thông báo thiết yếu mới đến – tin nhắn, cuộc gọi, nhắc nhở lịch và có thể một vài ứng dụng liên quan đến tài chính và công việc. Sự thay đổi nhỏ bé này đã tạo ra một khác biệt lớn. Không còn những gián đoạn liên tục, tôi có thể tập trung và duy trì trạng thái làm việc hiệu quả lâu hơn.
Tận Dụng Chế Độ Tập Trung (Focus) Và Không Làm Phiền (Do Not Disturb)
Người phụ nữ sử dụng iPhone 12 Pro với giao diện chế độ Tập trung (Focus modes) đang được kích hoạt.
Một trong những tính năng bị đánh giá thấp nhất của các thiết bị hiện đại là khả năng tùy chỉnh những liên hệ và ứng dụng nào có thể làm phiền và vào thời điểm nào. Nếu bạn chưa sử dụng Chế độ Tập trung (trên iPhone) hoặc Không Làm Phiền (trên Android), bạn đang bỏ lỡ một trong những công cụ tốt nhất để làm việc sâu. Ngay cả khi đã tắt thông báo từ các ứng dụng không thiết yếu, tôi vẫn thấy mình thường xuyên bị gián đoạn.
Bàn tay đang cầm điện thoại Samsung hiển thị giao diện Chế độ và Quy trình (Mode and Routines) giúp tự động hóa thói quen.
Giờ đây, tôi đã thiết lập các Chế độ Tập trung cho các phần khác nhau trong ngày – viết code, viết bài và thư giãn. Mỗi chế độ đều tắt tiếng tất cả các ứng dụng ngoại trừ một vài ứng dụng tôi chỉ định và ẩn các thông báo gây xao nhãng. Nó cũng giới hạn những ai có thể liên lạc với tôi qua cuộc gọi và hạn chế những màn hình chính nào hiển thị.
Tôi đã thiết lập lịch trình để các chế độ Tập trung khác nhau tự động kích hoạt, biến chúng thành tự động. Vẻ đẹp của thói quen này là nó rèn luyện cả não bộ và môi trường của bạn để hỗ trợ sự tập trung.
Khi một chế độ Tập trung hoạt động, nó giống như bật một công tắc tinh thần – nó báo hiệu cho tôi rằng đã đến lúc tập trung. Theo thời gian, sự nhất quán đó đã giúp tôi nhanh chóng đi sâu vào công việc và duy trì trạng thái đó lâu hơn.
Nghe Nhạc Nền Phù Hợp
Tôi từng nghĩ rằng sự im lặng là bí quyết năng suất tối ưu, nhưng âm nhạc nền phù hợp có thể tạo ra những điều kỳ diệu cho sự tập trung. Sau khi thử nghiệm với các thể loại khác nhau, tôi nhận thấy một số loại nhạc giúp tôi tập trung sâu hơn, trong khi số khác lại làm gián đoạn nó.
Đối với các tác vụ đòi hỏi sự tập trung cao độ – như viết lách hay lập trình – tôi thường chọn nhạc không lời, âm thanh môi trường (ambient soundscapes), hoặc nhạc lo-fi. Những bản nhạc này cung cấp một nhịp điệu mà không gây xao nhãng, cho phép tôi loại bỏ tiếng ồn xung quanh và đi vào trạng thái tập trung.
Không lời hát, không chuyển đổi đột ngột – chỉ là một luồng âm thanh ổn định, nhẹ nhàng thu hút tâm trí tôi mà không làm nó quá tải.
Ảnh chụp màn hình ứng dụng Spotify với playlist 'Nature Sounds', nhạc nền giúp tăng sự tập trung.
Mặt khác, khi làm những công việc thường nhật hơn, tôi chuyển sang một thể loại nhạc sôi động hơn một chút nhưng vẫn đủ nhẹ nhàng để giữ tôi tỉnh táo. Nhạc nền đã trở thành một nghi thức đối với tôi.
Chỉ cần nhấn nút “play” trên một playlist cụ thể là não bộ tôi đã nhận tín hiệu rằng đã đến giờ làm việc. Tất nhiên, não bộ của mỗi người được “lập trình” khác nhau một chút. Một số người phát triển tốt trong sự im lặng, người khác lại trong âm thanh. Việc thử nghiệm sẽ giúp bạn xác định điều gì phù hợp nhất với mình.
Thiết Lập Ranh Giới Kỹ Thuật Số Rõ Ràng
Thật dễ dàng để công nghệ len lỏi vào mọi ngóc ngách trong ngày của bạn – tin nhắn công việc xen vào bữa tối, mạng xã hội xâm chiếm những khoảnh khắc yên tĩnh, hoặc email đòi hỏi sự chú ý trước khi bạn kịp uống cà phê buổi sáng. Tôi không nhận ra mình đã tạo ra bao nhiêu sự lộn xộn trong tâm trí cho đến khi bắt đầu thiết lập những ranh giới kỹ thuật số rõ ràng.
Một trong những thay đổi đầu tiên của tôi là xác định “khu vực không điện thoại” và “thời gian không lướt”. Ví dụ, dù tôi thức dậy sớm từ 5 giờ sáng, tôi không kiểm tra email trước 2 giờ chiều và sau 7 giờ tối. Thay vào đó, tôi dành những giờ buổi sáng cho các nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao. Tôi tránh các tác vụ thường ngày không cần tập trung sâu, chẳng hạn như kiểm tra email.
Giao diện ứng dụng Cold Turkey trên máy tính, phần mềm chặn trang web và ứng dụng gây xao nhãng.
Ngoài ra, tôi cũng tách biệt công nghệ phục vụ công việc và cá nhân. Điều đó có nghĩa là sử dụng các hồ sơ trình duyệt khác nhau cho các tác vụ liên quan đến công việc và một hồ sơ khác cho mục đích sử dụng thông thường. Tôi cũng giữ điện thoại ngoài tầm với và ngoài tầm nhìn trong các phiên làm việc tập trung, bởi việc tạo ra một rào cản giúp tôi tránh được cám dỗ cầm điện thoại khi gặp bế tắc.
Những thay đổi nhỏ này đã tạo ra một ranh giới rõ ràng giữa lúc tôi “đang làm việc” và “nghỉ ngơi”. Bằng cách tạo ra sự phân biệt này, tôi dễ dàng hoàn thành các nhiệm vụ của mình hơn, biết rằng sau đó, tôi sẽ có thời gian dành riêng để thư giãn và làm điều mình thích, chẳng hạn như lướt tin tức trên mạng xã hội.
Gỡ Cài Đặt Ứng Dụng Gây Xao Nhãng
Một trong những động thái táo bạo và hiệu quả nhất tôi thực hiện để cải thiện sự tập trung là gỡ cài đặt các ứng dụng làm hao phí thời gian và sự chú ý của tôi. Việc này không hề dễ dàng, nhưng sự khác biệt là ngay lập tức khi tôi quyết định thực hiện. Ý chí có giới hạn, vì vậy thay vì chỉ dựa vào ý chí, tôi đã loại bỏ hoàn toàn nguồn gây xao nhãng.
Điện thoại thông minh hiển thị tùy chọn gỡ cài đặt ứng dụng WhatsApp, minh họa việc loại bỏ ứng dụng gây mất tập trung.
Tôi bắt đầu bằng cách xác định những “thủ phạm” lớn nhất. Tôi thường xuyên mở các ứng dụng như Instagram và X (Twitter cũ) một cách vô thức mỗi khi có một giây rảnh rỗi hoặc khi tôi gặp bế tắc trong công việc đang làm. Ngay cả khi không sử dụng, chỉ việc có chúng trên điện thoại cũng tạo ra sự cám dỗ.
Gỡ cài đặt các ứng dụng gây xao nhãng đã giúp tôi tập trung vào công việc mà không cảm thấy bị kéo theo để kiểm tra mạng xã hội. Nếu có một ứng dụng liên tục kéo bạn rời xa điều quan trọng, hãy thử xóa nó trong một tuần. Bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ tập trung của mình.
Áp Dụng Monotasking (Làm Từng Việc Một)
Trong thế giới ngày nay, việc muốn hoàn thành nhiều việc hơn thông qua đa nhiệm (multitasking) là điều phổ biến. Trong nhiều năm, tôi tin rằng đa nhiệm là bí quyết năng suất tối thượng. Bạn sẽ thấy tôi vừa kiểm tra email vừa nghe podcast hoặc vừa xem video mới nhất từ YouTuber yêu thích vừa làm việc. Bằng cách đó, tôi nghĩ mình đã làm được nhiều việc hơn. Thực tế, tôi đang làm phân mảnh sự chú ý của mình.
Hình ảnh biểu tượng hai bộ não cạnh nhau, một bên minh họa sự đa nhiệm (multitasking) và một bên tập trung (monotasking).
Chuyển sang làm từng việc một (monotasking) đã thay đổi mọi thứ. Thay vì cố gắng làm năm việc cùng lúc, tôi cam kết làm một việc tại một thời điểm – và làm nó thật tốt. Dù là viết một bài báo, trả lời tin nhắn hay thậm chí chỉ đọc một tài liệu, giờ đây tôi tập trung vào nhiệm vụ hiện tại trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
Ban đầu, tôi cảm thấy chậm lại, nhưng theo thời gian, tôi bắt đầu nhận thấy kết quả: công việc của tôi được cải thiện, tôi mắc ít lỗi hơn và hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn. Hơn nữa, tôi cảm thấy ít kiệt sức hơn vào cuối ngày. Làm từng việc một giúp xây dựng động lực, làm sâu sắc sự tập trung và giúp bạn đi vào trạng thái “flow” khó nắm bắt, nơi mọi thứ đều ăn khớp.
Sử Dụng Kỹ Thuật Pomodoro
Là một trong số ít các phương pháp năng suất đã hiệu quả đối với tôi, Kỹ thuật Pomodoro đã tạo nên sự thay đổi lớn. Trước khi khám phá nó, những ngày làm việc của tôi thường trôi qua trong những cuộc chạy marathon bất tận, thiếu tập trung. Tôi sẽ ngồi xuống với ý định tốt nhất, chỉ để vài giờ sau nhận ra rằng mình hầu như chưa hoàn thành được gì trong danh sách việc cần làm. Tôi không lười biếng – tôi chỉ không quản lý sự tập trung của mình một cách hiệu quả.
Kỹ thuật Pomodoro đã giúp tôi trở nên có chủ đích hơn về thời gian của mình. Phương pháp này rất đơn giản: làm việc trong 25 phút, nghỉ 5 phút, và lặp lại. Sau bốn chu kỳ, bạn sẽ nghỉ dài hơn. Tuy nhiên, vì là người dùng nâng cao, tôi thường đặt thời gian tập trung của mình là một giờ (hoặc 90 phút) với 15 phút nghỉ giải lao.
Màn hình laptop ASUS hiển thị ứng dụng quản lý tác vụ và năng suất, thể hiện việc áp dụng kỹ thuật Pomodoro.
Những khoảng thời gian tập trung hàng giờ đó buộc tôi phải đi sâu vào một nhiệm vụ mà không phải lo lắng về việc nó sẽ mất bao lâu. Đồng hồ đếm ngược giúp tôi giữ trách nhiệm. Cấu trúc này không chỉ cải thiện năng suất mà còn cả động lực của tôi. Việc biết rằng một khoảng nghỉ luôn chỉ cách vài phút giúp tôi dễ dàng vượt qua sự kháng cự và duy trì đúng lộ trình.
Không phải mọi mẹo trong “hộp công cụ” của tôi đều sẽ phù hợp với bạn, vì vậy hãy thử chúng và xem điều gì hiệu quả và điều gì không. Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới, hoặc khám phá thêm các bài viết về tối ưu năng suất trên KhoaHocCongNghe.net để tìm giải pháp phù hợp nhất cho mình!
