Bạn tự nhủ sẽ viết ra sau, nhưng rồi “sau” không bao giờ đến. Điều đó xảy ra bởi vì trí nhớ của chúng ta không đáng tin cậy, đặc biệt khi cuộc sống trở nên bận rộn. Một thói quen ghi lại thông tin hiệu quả bắt đầu bằng những lời nhắc nhở – những lời nhắc xuất hiện đúng lúc để giúp bạn lưu giữ những ý nghĩ chợt lóe lên. Với ứng dụng Nhắc nhở (Reminders) của Apple, bạn có thể biến điều này thành hiện thực, giải phóng tâm trí và tăng cường năng suất cá nhân một cách đáng kể.
Thói Quen Ghi Lại Là Gì Và Tại Sao Lại Quan Trọng?
Chúng ta liên tục bị “tấn công” bởi vô số thông tin và các yếu tố gây xao nhãng – thông báo, email, quảng cáo, và sự lôi cuốn khó cưỡng từ mạng xã hội. Dòng chảy thông tin không ngừng này làm phân mảnh sự chú ý của chúng ta, khiến việc quên đi những nhiệm vụ, ý tưởng hay cam kết quan trọng trở nên dễ dàng hơn. Tệ hơn nữa, những ý tưởng tuyệt vời thường chợt đến vào lúc chúng ta ít ngờ tới nhất.
Thói quen ghi lại (capture habit) được lấy cảm hứng từ phương pháp Quản lý Công việc Hiệu quả (Getting Things Done – GTD) của David Allen, trong đó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đưa các nhiệm vụ và ý tưởng ra khỏi tâm trí và vào một hệ thống đáng tin cậy ngay khi chúng xuất hiện để giải phóng không gian tinh thần. Mặc dù có nguồn gốc từ GTD, thói quen ghi lại này rất linh hoạt và có thể được tích hợp vào bất kỳ hệ thống năng suất nào.
Tuy nhiên, một thói quen ghi lại tốt không phải là việc ghi chú các ý tưởng và việc cần làm vào nhiều cuốn sổ, ghi chú dán (sticky notes) hay các ứng dụng ngẫu nhiên. Cách tiếp cận đó thường dẫn đến sự hỗn loạn và bỏ sót chi tiết. Thay vào đó, đó là việc chủ động và nhất quán đưa mọi thứ vào một hệ thống bên ngoài đáng tin cậy, phù hợp với lối sống và quy trình làm việc của bạn.
Điều này đảm bảo mọi thứ được lưu trữ tại một vị trí trung tâm, giúp dễ dàng truy cập, sắp xếp và hành động khi đến thời điểm thích hợp. Ứng dụng Nhắc nhở của Apple là một công cụ tuyệt vời mà chúng tôi sử dụng như một hệ thống bên ngoài đáng tin cậy để ghi lại các mục một cách nhanh chóng và cải thiện hệ thống quản lý tri thức cá nhân của mình.
Tại sao lại chọn Nhắc nhở? Thứ nhất, ứng dụng này miễn phí và trực quan, giúp bất kỳ ai có thiết bị Apple đều có thể tiếp cận. Thứ hai, nó đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị Apple, cho phép tôi ghi lại ý tưởng trên iPhone khi đang di chuyển và sắp xếp chúng sau đó trên máy Mac. Thứ ba, sự đơn giản của nó cho phép tôi nhanh chóng thêm nhiệm vụ hoặc ghi chú mà không bị vướng bận bởi các tính năng không cần thiết. Để thực sự khai thác tiềm năng của Nhắc nhở trong việc ghi lại các mục nhanh chóng, điều quan trọng là phải thiết lập nó để sử dụng tối ưu. Dưới đây là cách thực hiện.
Thiết Lập Danh Sách Thu Thập (Inbox) Chuyên Dụng
Các danh sách trong ứng dụng Nhắc nhở là một tính năng hiệu quả để tổ chức và phân loại các tác vụ liên quan. Bước đầu tiên để bắt đầu thói quen ghi lại của bạn là tạo một danh sách chuyên dụng có tên Thu thập (Capture) hoặc Hộp thư đến (Inbox) — hoặc, tốt hơn nữa, đổi tên danh sách Nhắc nhở mặc định.
Bước này rất cần thiết vì danh sách Nhắc nhở mặc định là nơi các tác vụ tự động được thêm vào khi bạn sử dụng Siri hoặc các phương pháp khác. Vì vậy, trong khi bạn có thể tạo một danh sách tùy chỉnh khác để ghi lại các mục, các tác vụ của bạn sẽ không tự động được ghi lại ở đó. Việc đổi tên danh sách Nhắc nhở mặc định thành một cái gì đó như Hộp thư đến hoặc Thu thập giúp làm rõ mục đích của nó và dễ dàng tích hợp vào quy trình làm việc của bạn hơn.
Dưới đây là cách đổi tên danh sách Nhắc nhở mặc định trên Mac:
-
Mở ứng dụng Nhắc nhở trên máy Mac của bạn.
-
Tìm danh sách Nhắc nhở mặc định trong thanh bên dưới mục Danh sách của tôi.
-
Nhấp chuột phải (hoặc giữ phím Control và nhấp) vào danh sách và chọn Đổi tên (Rename).
-
Nhập tên như Hộp thư đến hoặc Thu thập, chọn một Màu và Biểu tượng, sau đó nhấp OK.
Hướng dẫn đổi tên danh sách Hộp thư đến trong ứng dụng Nhắc nhở trên Mac
Khi danh sách Thu thập chuyên dụng của bạn được thiết lập, nó trở thành khu vực lưu trữ tạm thời cho tất cả các tác vụ và ý tưởng đến và chưa được xử lý. Hãy coi nó như một “bãi đổ kỹ thuật số” nơi bạn có thể nhanh chóng “xả” mọi thứ chợt nghĩ đến mà không cần lo lắng về việc sắp xếp ngay lập tức.
Về sau, bất cứ khi nào bạn sử dụng Siri, tiện ích Nhắc nhở (Reminders widget), bảng chia sẻ (share sheet) hoặc bất kỳ phương pháp nào khác để thêm tác vụ, chúng sẽ tự động được thêm vào danh sách Hộp thư đến hoặc Thu thập của bạn. Từ đó, bạn có thể xem xét và sắp xếp chúng vào các danh sách phù hợp trong các buổi đánh giá hàng ngày hoặc hàng tuần của mình.
Lên Lịch Đánh Giá Hàng Ngày Hoặc Hàng Tuần Để Xử Lý Các Mục Đã Thu Thập
Mục đích của việc ghi lại các tác vụ và ý tưởng là để chúng ra khỏi tâm trí của bạn và đưa vào một hệ thống đáng tin cậy, giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn có thể quên đi những mục đã ghi lại đó và cuối cùng bỏ lỡ thời hạn, hệ thống chỉ hoạt động nếu bạn thường xuyên quay lại để xem xét và tổ chức những gì bạn đã ghi lại.
Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải lên lịch một quy trình đánh giá hàng ngày hoặc hàng tuần để liên tục xử lý danh sách việc cần làm của bạn. Việc đánh giá này cho phép bạn xem lại các mục đã ghi lại, làm rõ mục đích của chúng và tổ chức chúng vào các danh mục hoặc dự án tương ứng. Nó cũng cho phép bạn đặt thời hạn, ủy quyền tác vụ hoặc loại bỏ các mục không còn liên quan.
Tần suất đánh giá của bạn sẽ phụ thuộc vào quy trình làm việc và khối lượng tác vụ bạn xử lý. Bạn có thể thích một cuộc đánh giá nhanh hàng ngày hoặc chọn một cuộc đánh giá hàng tuần toàn diện hơn để lập kế hoạch. Bất kể sở thích của bạn là gì, điều mấu chốt là chọn một ngày và thời gian nhất quán cho các cuộc đánh giá của bạn và tuân thủ nó.
Dưới đây là cách lên lịch đánh giá hàng ngày hoặc hàng tuần trong ứng dụng Nhắc nhở:
-
Mở ứng dụng Nhắc nhở và chuyển đến danh sách Hộp thư đến (Thu thập) của bạn.
-
Nhấp vào biểu tượng + (dấu cộng) ở góc trên bên phải để thêm một lời nhắc mới. Nhập tiêu đề, chẳng hạn như Đánh giá hàng tuần hoặc Đánh giá hàng ngày, tùy theo sở thích của bạn.
-
Nhấp vào biểu tượng thông tin (i) bên cạnh lời nhắc.
-
Chọn hộp Vào một ngày (On a Day).
-
Tiếp theo, chọn hộp Vào một thời điểm (At a Time) và chọn thời gian cụ thể bạn muốn hoàn thành đánh giá của mình.
-
Đặt lời nhắc lặp lại để nó tự động xuất hiện trong lịch trình của bạn.
-
Nhấp vào menu thả xuống Lặp lại (Repeat) và chọn Tùy chỉnh (Custom) ở phía dưới.
-
Trên menu bật lên tiếp theo, chọn Hàng ngày (Daily) hoặc Hàng tuần (Weekly). Nếu bạn chọn Hàng tuần, hãy chọn ngày trong tuần bạn muốn hoàn thành đánh giá của mình.
-
Nhấp OK.
Thiết lập nhắc nhở đánh giá hàng tuần trong ứng dụng Nhắc nhở
Bằng cách thiết lập một lời nhắc đánh giá định kỳ, bạn tạo ra một thói quen có cấu trúc giúp bạn xử lý và tổ chức các mục đã ghi lại một cách nhất quán. Điều này cũng cho phép bạn duy trì một hệ thống thu thập sạch sẽ và có tổ chức, giảm sự lộn xộn trong tâm trí và tiếp cận mỗi ngày hoặc mỗi tuần với sự tự tin.
Cách Nhanh Chóng Ghi Lại Các Mục Trong Ứng Dụng Nhắc Nhở
Việc ghi lại các tác vụ và ý tưởng chủ yếu liên quan đến tốc độ – bạn muốn thêm các mục vào Nhắc nhở càng nhanh càng tốt để tránh quên chúng. Ứng dụng Nhắc nhở cung cấp một số cách để ghi lại các mục một cách dễ dàng, bao gồm:
1. Sử Dụng Spotlight Để Mở Nhắc Nhở
Trong khi ứng dụng Nhắc nhở hiện không cung cấp phím tắt hệ thống (như phím tắt nhập nhanh của OmniFocus) để thêm tác vụ một cách nhanh chóng, Spotlight cung cấp một giải pháp thay thế hợp lý. Mặc dù phương pháp này liên quan đến một vài bước bổ sung so với phím tắt chuyên dụng, đây vẫn là một cách đáng tin cậy để mở Nhắc nhở nhanh chóng và bắt đầu ghi lại tác vụ.
{width=1200 height=752}Để mở Nhắc nhở bằng Spotlight, hãy nhấn Command + Space trên máy Mac của bạn, sau đó gõ Nhắc nhở (Reminders) và nhấn Enter để mở ứng dụng và thêm tác vụ của bạn.
2. Sử Dụng Siri Để Thêm Tác Vụ Rảnh Tay
Siri là một trong những cách yêu thích của tôi để ghi lại các mục trong Nhắc nhở, đặc biệt khi tay tôi đang bận. Chỉ cần kích hoạt Siri bằng cách nói “Hey Siri”, sau đó là tác vụ của bạn. Ví dụ:
- “Hey Siri, nhắc tôi gọi thợ sửa ống nước lúc 9 giờ sáng thứ Sáu.”
- “Hey Siri, nhắc tôi gửi email cho khách hàng vào 10 giờ sáng mai.”
Nếu bạn đã đổi tên danh sách Nhắc nhở mặc định thành Thu thập hoặc Hộp thư đến (như đã mô tả ở trên), bất kỳ tác vụ nào được thêm qua Siri sẽ tự động đi thẳng vào danh sách này.
3. Thiết Lập Widget Để Truy Cập Nhanh
Thêm các tiện ích tương tác (interactive widgets) vào màn hình nền Mac của bạn tạo ra một phím tắt trực quan giúp các công cụ yêu thích của bạn luôn trong tầm tay. Thêm tiện ích Nhắc nhở vào màn hình nền cho phép bạn nhanh chóng xem, đánh dấu hoàn thành và mở ứng dụng.
{width=1200 height=705}Để thêm tiện ích Nhắc nhở vào màn hình nền Mac của bạn, hãy giữ phím Control và nhấp vào hình nền màn hình nền, sau đó chọn Sửa tiện ích (Edit Widgets) để mở trình duyệt tiện ích. Tìm kiếm Nhắc nhở (Reminders), sau đó chọn kích thước tiện ích bạn thích và kéo nó vào màn hình nền của bạn.
Mặc dù tiện ích Nhắc nhở chủ yếu cho phép bạn xem và đánh dấu các tác vụ đã hoàn thành trực tiếp, bạn cũng có thể nhấp vào tiện ích để nhanh chóng mở ứng dụng Nhắc nhở và thêm các mục mới như bình thường.
Một thói quen ghi lại mạnh mẽ là một mẹo năng suất có thể giúp bạn lấy lại sự rõ ràng trong tâm trí và tập trung vào những điều quan trọng nhất. Với những mẹo này, bạn có thể dễ dàng sử dụng ứng dụng Nhắc nhở để ghi lại và tổ chức các tác vụ trên máy Mac của mình, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc hàng ngày.
