Trong môi trường làm việc hiện đại, nơi mà việc cộng tác trên các nền tảng đám mây như Google Drive trở nên phổ biến, việc theo dõi những thay đổi, chỉnh sửa trên tài liệu có thể là một thách thức lớn. Đặc biệt, khi có nhiều người cùng tham gia vào một dự án, việc nắm bắt nhanh chóng những cập nhật quan trọng mà không phải duyệt qua từng chi tiết nhỏ mất rất nhiều thời gian và công sức. Nhận thấy vấn đề này, Google đã tích hợp trợ lý AI Gemini vào Google Drive, giới thiệu một tính năng mới đầy hứa hẹn mang tên “Catch me up”, nhằm đơn giản hóa quá trình theo dõi thay đổi và nâng cao hiệu suất làm việc của người dùng.
“Catch me up”: Trợ lý Gemini tóm tắt thay đổi file trong Google Drive hoạt động ra sao?
“Catch me up” là một công cụ thông minh được thiết kế để cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan nhanh chóng về những thay đổi đã diễn ra trên các tệp Google Drive kể từ lần cuối cùng họ truy cập. Đây là một bước tiến đáng kể trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo mọi thành viên trong nhóm luôn được cập nhật thông tin mới nhất mà không mất quá nhiều thời gian.
Cơ chế hoạt động và cách sử dụng đơn giản
Tính năng “Catch me up” được thiết kế vô cùng trực quan và dễ sử dụng. Người dùng chỉ cần nhấp vào biểu tượng Gemini xuất hiện bên cạnh một tệp cụ thể, hoặc chọn tệp đó và nhấp vào nút Catch me up hiển thị trên thanh tùy chọn phía trên. Ngay lập tức, Gemini sẽ tạo ra một bản tóm tắt các thay đổi quan trọng đã được thực hiện trên tệp đó.
Không chỉ dừng lại ở các tệp đơn lẻ, tính năng này còn cho phép bạn nhận tóm tắt thay đổi từ nhiều tệp cùng lúc chỉ với một lần nhấp. “Catch me up” hoạt động hiệu quả với các chỉnh sửa trên Google Docs và các bình luận trên Docs, Sheets và Slides, bao quát hầu hết các dạng tài liệu phổ biến trong Google Workspace. Điều này mang lại một cái nhìn toàn diện, giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt được dòng chảy thông tin và các cập nhật quan trọng mà không cần mở từng tệp riêng biệt.
Giao diện Google Drive hiển thị tính năng Catch me up của Gemini
Đánh giá ban đầu: Tiềm năng và những điểm cần cải thiện
Về lý thuyết, “Catch me up” là một cách tuyệt vời để có cái nhìn tổng quan về cách các tệp của bạn đã thay đổi. Nó hứa hẹn sẽ là một công cụ đắc lực giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tăng cường năng suất. Tuy nhiên, trong giai đoạn đầu triển khai, tính năng này vẫn còn một số điểm cần được cải thiện.
Theo trải nghiệm ban đầu, đôi khi Gemini có thể gặp lỗi khi truy cập tệp, dẫn đến việc tóm tắt không hoạt động ngay lập tức. Mặc dù đây có thể chỉ là vấn đề nhỏ trong quá trình tính năng đang được tung ra rộng rãi, Google cần khắc phục nhanh chóng để đảm bảo trải nghiệm người dùng liền mạch. Quan trọng hơn, các bản tóm tắt do Gemini cung cấp có thể chưa đạt được mức độ chi tiết mà một số người dùng mong muốn. Theo thông báo chính thức của Google, bản tóm tắt này không nhằm mục đích cung cấp thông tin toàn diện, mà thay vào đó, “Catch me up” tập trung vào việc “làm nổi bật những thay đổi có thể hữu ích và quan trọng”. Cụ thể:
“Catch me up” cung cấp cái nhìn tổng quan cấp cao về những thay đổi quan trọng trên các tài liệu từ Drive của bạn, hoặc bản tóm tắt những thay đổi và bình luận chính trong một tệp cụ thể kể từ lần mở cuối cùng để đảm bảo người dùng luôn được cập nhật.
Lợi ích vượt trội so với cách theo dõi truyền thống
Nếu bạn là người dùng Google Workspace và thường xuyên sử dụng Docs, Sheets hoặc Slides, tính năng này chắc chắn sẽ mang lại nhiều giá trị. Các công cụ của Google vốn đã có chức năng lưu lịch sử phiên bản, giúp người dùng dễ dàng xem những thay đổi đã được thực hiện theo thời gian, bên cạnh các bình luận và đề xuất chỉnh sửa mà đồng nghiệp có thể thêm vào tài liệu.
Tuy nhiên, việc tiếp cận thông tin này theo cách truyền thống khá tốn thời gian, đòi hỏi bạn phải mở từng tài liệu riêng lẻ để xem xét các thay đổi. Ngược lại, tính năng Catch me up của Gemini sẽ cung cấp tất cả thông tin cần thiết ngay trên trang chủ Google Drive, giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức trong việc theo dõi và cập nhật.
Nút Catch me up của Gemini hiển thị trong thanh tùy chọn Google Drive
Ai có thể trải nghiệm tính năng “Catch me up” trên Google Drive?
Tính năng “Catch me up” hiện đã có sẵn cho các gói Google Workspace sau:
- Business Standard và Plus
- Enterprise Standard và Plus
- Khách hàng sử dụng tiện ích bổ sung Gemini Education hoặc Gemini Education Premium
- Google One AI Premium
Cần lưu ý rằng quản trị viên tài khoản của bạn sẽ phải bật cài đặt cá nhân hóa trong bảng điều khiển quản trị trước khi bạn có thể thấy các tính năng này. Ngay cả khi đã được bật, quá trình triển khai đầy đủ tính năng này có thể mất tới 15 ngày.
Có nên nâng cấp Google Workspace để tận hưởng AI của Google?
Với sự ra mắt của “Catch me up”, có lẽ đã đến lúc bạn nên cân nhắc đăng ký các gói dịch vụ của Google, dù là để có thêm dung lượng lưu trữ Google Drive hay để trải nghiệm các tính năng AI mới nhất của hãng.
Google hiện đang thử nghiệm Gemini một cách giới hạn trong Gmail, Docs, Slides và Sheets, và dựa trên những trải nghiệm ban đầu, các tính năng này hoạt động rất hiệu quả. Với việc Google Search đang dần được thay thế bằng Chế độ AI và một trợ lý AI thế hệ mới có khả năng kiểm soát điện thoại của bạn, Google chắc chắn có thừa các tính năng AI để biện minh cho việc đăng ký ít nhất một số gói dịch vụ với chi phí hợp lý của mình.
Kết luận:
Tính năng “Catch me up” của Gemini trên Google Drive là một bước tiến quan trọng trong việc cải thiện năng suất làm việc, giúp người dùng dễ dàng nắm bắt những thay đổi quan trọng trên tài liệu mà không phải tốn nhiều công sức. Dù vẫn còn một vài hạn chế nhỏ trong giai đoạn đầu, tiềm năng của nó là rất lớn, đặc biệt khi kết hợp với hệ sinh thái AI đang phát triển mạnh mẽ của Google. Đây là thời điểm tuyệt vời để khám phá và tận dụng tối đa sức mạnh của trí tuệ nhân tạo trong công việc hàng ngày của bạn. Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn với “Catch me up” hoặc tìm hiểu thêm về các tính năng AI khác của Google để tối ưu hóa hiệu quả làm việc!
