Notion đã trở thành công cụ không thể thiếu cho hàng triệu người dùng, từ cá nhân đến đội nhóm, nhờ vào khả năng linh hoạt và đa năng. Mặc dù phiên bản miễn phí của Notion đã mang lại rất nhiều giá trị, việc nâng cấp lên gói đăng ký Notion Plus có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn làm việc và tối ưu hóa năng suất. Đối với những ai đang cân nhắc liệu gói trả phí này có thực sự “đáng đồng tiền bát gạo” hay không, dưới đây là 6 lý do thuyết phục cho thấy Notion Plus chính là một khoản đầu tư xứng đáng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức về lâu dài.
6. Tự Động Hóa Giúp Quản Lý Bảng Dữ Liệu Lớn Dễ Dàng Hơn
Trong quy trình làm việc hàng ngày, việc cập nhật trạng thái các tác vụ có thể trở nên tẻ nhạt và tốn thời gian, đặc biệt khi bạn phải quản lý những bảng dữ liệu phức tạp. Phiên bản Notion miễn phí không hỗ trợ các tính năng tự động hóa, buộc người dùng phải cập nhật thủ công trạng thái tác vụ và các trường liên quan trong bảng. Với gói Notion Plus, quản lý các tác vụ này trở nên cực kỳ đơn giản. Chỉ cần thay đổi một trường lựa chọn (drop-down field), mọi thông tin khác sẽ tự động được cập nhật.
Ví dụ, đối với quy trình quản lý bài viết, tôi có một bảng Notion để theo dõi trạng thái của tất cả các bài tôi viết cho KhoaHocCongNghe.net. Ngay sau khi hoàn thành việc đề xuất hoặc viết một bài, tôi chỉ cần cập nhật thuộc tính trạng thái trong bảng, và các thuộc tính khác sẽ tự động thay đổi theo. Bên cạnh đó, các tự động hóa được lên lịch còn hỗ trợ cho các quy trình làm việc định kỳ.
Giao diện Notion hiển thị dự án Asana được đồng bộ hóa, minh họa tính năng tự động hóa và quản lý tác vụ.
Nhìn chung, tính năng tự động hóa của Notion Plus giúp tôi tiết kiệm được rất nhiều thời gian và làm cho việc theo dõi công việc dễ dàng hơn đáng kể. Trước khi đăng ký gói Plus, tôi phải cập nhật từng thuộc tính riêng lẻ trong các bảng Notion theo cách thủ công, và mọi thứ trở nên khó quản lý ngay khi quy trình làm việc trở nên bận rộn.
5. Khối (Blocks) Không Giới Hạn Mở Rộng Không Gian Sáng Tạo và Cộng Tác
Các khối (Notion blocks) là những thành phần cơ bản mà bạn đặt vào một trang để thực hiện các tác vụ cụ thể, có thể là danh sách việc cần làm, ô kiểm, nội dung nhúng hoặc thậm chí là các đoạn văn. Phiên bản miễn phí của Notion giới hạn 1.000 khối nếu bạn chia sẻ trang của mình với người khác, điều này trở thành một vấn đề lớn đối với các dự án cộng tác mà tôi theo dõi trong Notion.
Gói Notion Plus loại bỏ hoàn toàn giới hạn này, mang đến cho bạn khả năng sử dụng khối không giới hạn, đồng thời cho phép bạn mời tối đa 100 khách truy cập vào các trang của mình. Mặc dù tôi không chia sẻ trang của mình với quá nhiều người, việc có khối không giới hạn trong không gian làm việc chung đồng nghĩa với việc tôi và các thành viên trong nhóm có thể xây dựng các trang khổng lồ, cơ sở dữ liệu và công cụ theo dõi mà không cần lo lắng về việc hết không gian trên một tài liệu dài.
Một ví dụ điển hình là việc theo dõi tài liệu cho các trang web mà tôi đang phát triển. Những tài liệu này được chia sẻ giữa ba đến bốn thành viên trong nhóm, những người làm việc trên các phần riêng lẻ trong một trang bao gồm thiết kế, mã nguồn backend, tài liệu phía máy khách (client-side documentation), v.v. Với Notion Plus, tôi có thể tổ chức thông tin về mọi trang web, từ thiết kế đến tài liệu mã nguồn, trên một trang duy nhất và chia sẻ nó với các thành viên trong nhóm. Điều này giúp việc làm việc cùng nhau dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều, dễ dàng biện minh cho mức giá của gói đăng ký.
Bạn cũng được phép tải lên tệp không giới hạn, với mỗi tệp riêng lẻ được giới hạn tối đa 5GB. Với dung lượng này, bạn có thể dễ dàng tạo một bộ sưu tập các tài liệu, tài sản số, mã nguồn và tệp văn bản, cùng mọi thứ cần thiết liên quan đến một dự án cụ thể, tất cả trên một trang Notion duy nhất.
4. Trực Quan Hóa Dữ Liệu Giúp Theo Dõi Tiến Độ Dự Án Hiệu Quả
Notion Plus cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu theo nhiều cách khác nhau như biểu đồ đường, biểu đồ cột và biểu đồ hình tròn (donut graphs). Kết hợp với các tính năng tự động hóa, điều này giúp việc theo dõi tiến độ của một dự án trở nên cực kỳ dễ dàng. Bạn có thể dễ dàng thiết lập tỷ lệ phần trăm hoàn thành tác vụ và xem tổng quan tiến độ của toàn bộ dự án chỉ trong nháy mắt.
Bạn cũng có thể thực hiện điều này trong phiên bản miễn phí của Notion, nhưng sẽ tốn nhiều công sức hơn để theo dõi tiến độ một cách chính xác. Sử dụng các thuộc tính quan hệ (relation) và tổng hợp (rollup) là cách dễ nhất để đạt được mục tiêu này. Ví dụ, bạn có thể tính toán mức độ hoàn thành một dự án bằng cách sử dụng thuộc tính tổng hợp được liên kết với các ô kiểm (checkboxes) theo dõi từng mục tiêu riêng lẻ.
Việc trực quan hóa tiến độ mang lại nhiều lợi ích hơn là chỉ đơn thuần cho bạn biết dự án đã đi đến đâu. Các chỉ số trực quan về tiến độ giúp dễ dàng ưu tiên các tác vụ và phân bổ tài nguyên đúng chỗ, giúp bạn có trách nhiệm hơn và thấy được tiến độ theo thời gian thực.
3. Lịch Sử Phiên Bản Dài Hơn: “Phao Cứu Sinh” Khi Làm Việc Nhóm
Bạn đã bao giờ muốn quay lại một phiên bản tài liệu cũ hơn nhưng lại nhận ra nó đã quá lâu và chương trình bạn đang sử dụng không lưu trữ lịch sử lâu đến vậy? Notion Plus giải quyết vấn đề đó.
Với gói đăng ký Plus, bạn có 30 ngày lịch sử phiên bản trên các trang Notion của mình, so với 7 ngày được cung cấp trên phiên bản miễn phí. Điều này có nghĩa là bạn có thể khôi phục trang của mình về một phiên bản cũ hơn trong vòng tối đa 30 ngày.
Lịch sử phiên bản của trang Notion, cho phép phục hồi nội dung đã chỉnh sửa hoặc xóa.
Đối với tôi, sự tiện lợi lớn nhất mà tính năng này mang lại là sự an tâm. Tôi có thể làm việc mà không phải lo lắng về việc vô tình xóa nội dung của một trang và có thể chia sẻ các trang với thành viên trong nhóm hoặc khách mà không phải lo lắng về việc ai đó vô tình xóa một đoạn văn hoặc bảng quan trọng.
Điều này cũng giúp theo dõi tiến độ và sự phát triển của tài liệu theo thời gian. Tôi thường xuyên quay lại giữa các phiên bản trang mới và cũ để xem một dự án cụ thể đã tiến triển đến đâu. Tôi cũng sử dụng tính năng này để theo dõi và so sánh cách các đoạn mã nhỏ mà tôi viết phát triển theo thời gian và liệu một phiên bản trước đó có hoạt động tốt hơn phiên bản hiện tại hay không. Giá trị của công việc mà lẽ ra sẽ bị mất nếu không có lịch sử phiên bản mở rộng còn lớn hơn nhiều so với chi phí đăng ký đối với tôi.
2. Đa Dạng Cơ Sở Dữ Liệu Đồng Bộ Hóa Mọi Luồng Công Việc
Bạn chỉ có thể sử dụng một cơ sở dữ liệu được đồng bộ hóa trên gói Notion miễn phí, điều này có thể trở thành vấn đề nếu bạn đang theo dõi nhiều luồng dữ liệu từ các dịch vụ như GitHub và Asana. Gói đăng ký Plus bao gồm cơ sở dữ liệu không giới hạn, nghĩa là bạn có thể theo dõi bao nhiêu dự án tùy thích và đồng bộ hóa chúng với các dịch vụ bên ngoài.
Các cơ sở dữ liệu này cho phép tôi đồng bộ hóa các vấn đề (issues) và yêu cầu kéo (pull requests) từ các kho lưu trữ GitHub của mình vào Notion và chia sẻ chúng với nhóm, ngay cả khi họ không có quyền truy cập vào kho lưu trữ. Tất cả những gì tôi cần làm là sao chép và dán liên kết vấn đề hoặc yêu cầu kéo từ GitHub vào các trang Notion của mình, và Notion sẽ tự động xử lý phần còn lại.
Cơ sở dữ liệu được đồng bộ hóa trong Notion, kết nối dữ liệu từ các nền tảng bên ngoài như GitHub hoặc Asana.
Tôi có các cơ sở dữ liệu khác nhau trên mỗi trang để theo dõi các kho lưu trữ GitHub khác nhau, giúp giữ tất cả thông tin về một dự án đang diễn ra trên một trang Notion duy nhất. Giới hạn số hàng (row limit) trong gói Plus cũng cao hơn đáng kể (20.000 so với 100 trong gói miễn phí), nghĩa là các kho lưu trữ lớn hơn cũng hoạt động mà không gặp vấn đề gì.
Nhìn chung, tính năng này cho phép bạn quản lý khối lượng công việc cá nhân, kết nối các vấn đề GitHub với các tác vụ và đề cập đến các phiếu và vấn đề này ở bất cứ đâu trong không gian làm việc Notion của bạn. Bạn thậm chí có thể thiết lập các quan hệ tự động giữa các cơ sở dữ liệu được đồng bộ hóa từ GitHub và Jira, giúp việc theo dõi các yêu cầu kéo và mọi tác vụ hoặc vấn đề trong Notion trở nên dễ dàng hơn.
1. Tùy Biến Giao Diện: Nâng Tầm Trải Nghiệm và Thương Hiệu
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, gói đăng ký Notion Plus cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các tùy chỉnh trang web (site customizations). Điều này có nghĩa là bạn có thể đặt một trang chủ, tùy chỉnh favicon và bản xem trước khi chia sẻ trang, sử dụng tiêu đề tùy chỉnh (custom headers), v.v. Các tính năng này đặc biệt hữu ích khi tôi tạo các trang cho khách hàng, những trang cần có bản sắc thương hiệu cụ thể và không trông giống như được làm vội vàng bằng một chương trình bên ngoài.
Ngoài ra, tôi cũng có thể tinh chỉnh giao diện các trang Notion của mình và thiết kế chúng đẹp mắt hơn. Mặc dù mất một thời gian để tùy chỉnh trang theo ý muốn, các không gian làm việc được thiết kế tốt có thể tăng năng suất và tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn hơn. Hơn nữa, nếu bạn phải nhìn vào một tài liệu hàng giờ, bạn cũng nên làm cho nó trông đẹp hơn thiết kế mặc định của Notion.
Tôi không thực hiện điều này cho mọi trang tôi có, nhưng tôi chắc chắn sử dụng nó đủ thường xuyên để tính năng này tạo ra sự khác biệt. Khi tạo các trang cho khách hàng, đây trở thành một tính năng cực kỳ tiện dụng giúp tài liệu của tôi nổi bật và tạo ấn tượng mạnh mẽ.
Tóm lại, nếu bạn đang sử dụng Notion như một công cụ hàng ngày để ghi lại hoặc theo dõi công việc, tiến độ và các dự án của mình, gói Notion Plus có thể mang lại những lợi ích đáng kinh ngạc. Các tính năng mà gói này cung cấp giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và giảm bớt rắc rối, điều này cuối cùng sẽ bù đắp cho chi phí đăng ký. Hãy khám phá và trải nghiệm để tối ưu hóa hiệu quả công việc của bạn ngay hôm nay! Bạn nghĩ sao về các tính năng của Notion Plus? Chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
