Việc quản lý công việc và thời gian thường khiến chúng ta cảm thấy bế tắc. Thay vì mang lại hiệu quả, những danh sách công việc (to-do list) dài dằng dặc đôi khi lại tạo áp lực và cảm giác quá tải, khiến bạn luôn bận rộn nhưng hiếm khi cảm thấy thực sự hoàn thành hay hài lòng. May mắn thay, có một phương pháp đơn giản nhưng mang tính đột phá, giúp bạn định hướng lại sự tập trung và đạt được kết quả ý nghĩa hơn. Đó chính là phương pháp Daily Highlight – Điểm Sáng Hàng Ngày – một chiến lược hiệu quả để tối ưu năng suất cá nhân và làm chủ dòng chảy công việc.
Daily Highlight Là Gì Và Vì Sao Phương Pháp Này Hiệu Quả?
Từng có lúc, khởi đầu ngày mới của tôi là một to-do list dài vô tận. Việc gạch bỏ vài đầu mục mang lại cảm giác năng suất nhất thời, nhưng tôi nhanh chóng nhận ra mình chỉ đang quay cuồng trong bận rộn mà ít khi thực sự thỏa mãn. Đó là khi tôi khám phá ra khái niệm Daily Highlight trong cuốn sách “Make Time” của Jake Knapp và John Zeratsky.
Ý tưởng cốt lõi của Daily Highlight rất đơn giản: mỗi ngày, bạn chọn một việc quan trọng nhất và dành thời gian cần thiết để hoàn thành nó. Như chính các tác giả của “Make Time” đã định nghĩa, đây là một khuôn khổ để lựa chọn điều bạn muốn tập trung, xây dựng năng lượng để thực hiện và phá vỡ vòng lặp mặc định, giúp bạn sống một cách có chủ đích hơn. Dù bạn không thể kiểm soát hoàn toàn lịch trình của mình (và ít ai có thể), bạn hoàn toàn có thể kiểm soát sự chú ý của mình.
Điểm sáng của bạn có thể là một việc Khẩn cấp (Urgent), một việc mang lại cảm giác Hài lòng (Satisfying), hoặc một hoạt động Vui vẻ (Joyful). Mục đích chính là làm việc có ý nghĩa thay vì phản ứng theo những nhiệm vụ khẩn cấp nhất. Hãy xem Daily Highlight là câu trả lời cho câu hỏi: “Điều gì tôi muốn trở thành điểm nhấn của ngày hôm nay?”. Dù đó là hoàn thành một phần dự án quan trọng, gọi điện cho người thân, hay đơn giản là đi bộ, phương pháp này ưu tiên những gì thực sự có giá trị hơn là những công việc vụn vặt.
To-do list truyền thống thường khiến chúng ta choáng ngợp với hàng tá nhiệm vụ. Ngược lại, Daily Highlight giúp thu hẹp sự tập trung của bạn. Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng việc tập trung vào ít ưu tiên hơn sẽ cải thiện sự rõ ràng và giảm mệt mỏi trong việc ra quyết định. Bằng cách dành 60-90 phút cho điểm sáng của mình, bạn có thể đi vào trạng thái “dòng chảy” (flow state) và thực hiện “deep work” (làm việc sâu). Phương pháp Daily Highlight hiệu quả vì nó loại bỏ tiếng ồn của vô vàn nhiệm vụ. Thay vì dàn trải năng lượng cho nhiều việc, bạn dồn toàn bộ sự chú ý vào một điều thực sự quan trọng, một chiến thắng duy nhất đủ để khiến ngày của bạn trở nên ý nghĩa.
Trải Nghiệm Thực Tế Phương Pháp Daily Highlight
Khi lần đầu thử áp dụng phương pháp này, tôi khá hoài nghi. Liệu việc chỉ tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất khi có quá nhiều yêu cầu khác thực sự có thể khiến tôi cảm thấy tốt hơn không?
Để kiểm nghiệm, tôi quyết định thử nghiệm trong một tuần, bắt đầu với những công cụ đơn giản nhất có sẵn. Tôi chọn một điểm sáng mỗi ngày – có thể là một việc khẩn cấp, hài lòng hoặc vui vẻ – và lên kế hoạch ngày của mình xoay quanh nó.
Cấu trúc quản lý cá nhân của tôi là một bảng tổ chức gọn gàng trong Google Sheets. Việc thiết lập và định dạng các bảng trong Google Sheets chỉ mất vài giây.
Bảng theo dõi Daily Highlight cá nhân trên Google Sheets
Hệ thống năng suất cá nhân luôn quan trọng hơn công cụ. Để ghi chú chi tiết hơn cho các Daily Highlight của mình, tôi sử dụng Google Docs để ghi lại tiến độ và cảm xúc. Bạn thậm chí có thể thiết lập Google Docs cho việc quản lý tác vụ trong các dự án dài hơn. Tôi giữ mọi thứ đơn giản, chỉ dùng các công cụ có sẵn như Google Docs, ứng dụng Ghi chú (Notes) trên iOS, thậm chí chèn ghi chú trực tiếp vào bảng Google Sheets.
Ghi nhật ký tiến độ Daily Highlight trong Google Docs
Dưới đây là một vài ví dụ từ trải nghiệm cá nhân của tôi:
- Điểm sáng Khẩn cấp: Hoàn thành bài viết 1000 từ trong 6 phiên Pomodoro.
- Điểm sáng Hài lòng: Đi bộ 10.000 bước trước khi mặt trời lặn.
- Điểm sáng Vui vẻ: Dẫn cháu đi công viên hoặc nấu một món ăn mới cho gia đình.
Không có quy tắc cứng nhắc nào, bởi hệ thống này rất linh hoạt. Bạn có thể sử dụng kết hợp nhiều ứng dụng năng suất, một ứng dụng duy nhất, hoặc chỉ cần giấy và bút. Lựa chọn công cụ cũng có thể tùy thuộc vào nhiệm vụ. Mục tiêu là hoàn thành, không phải sự hoàn hảo. Bạn thậm chí có thể tìm thấy các mẫu (template) Notion với nhiều biến thể khác nhau về Daily Highlight để tham khảo và áp dụng. Nếu bạn cảm thấy trì hoãn, hãy nghĩ về điều mà “bản thân tương lai” của bạn muốn bạn làm hôm nay. Không phải mọi điểm sáng đều cần phải quá tham vọng, hãy bắt đầu từ những việc nhỏ và quan sát sự tiến bộ của mình.
Mẹo Tối Ưu Để Áp Dụng Daily Highlight Hiệu Quả
Nếu bạn quan tâm và muốn tự mình thử phương pháp Daily Highlight, dưới đây là một vài mẹo đã giúp tôi duy trì thói quen này:
Chức năng Focus Session trên Windows giúp tập trung cao độ khi thực hiện Daily Highlight
- Chọn điểm sáng vào đêm hôm trước: Khi chờ đến sáng mới quyết định, tôi thường mất đi động lực hoặc hoài nghi về ưu tiên của mình. Chọn điểm sáng vào buổi tối giúp tiềm thức của tôi chuẩn bị cho ngày hôm sau.
- Viết nó ra: Đừng chỉ giữ trong đầu. Viết ra giấy ghi chú, vào nhật ký, hoặc trong ứng dụng yêu thích sẽ khiến nó trở nên cụ thể và dễ thực hiện hơn.
- Thực tế: Một điểm sáng không cần phải chiếm trọn cả ngày (điều này sẽ làm mất đi ý nghĩa của nó). Hãy nghĩ đến 60-90 phút tập trung cao độ. Nếu là một dự án lớn, hãy chia nhỏ thành các phần và biến mỗi phần thành một điểm sáng trong vài ngày.
- Chặn thời gian (Time-block): Lên lịch rõ ràng và bảo vệ khung thời gian đó. Hãy coi nó như một cuộc họp không thể bỏ lỡ. Mặc dù việc chặn thời gian nghiêm ngặt có thể không phù hợp với tất cả mọi người, hãy xem xét và điều chỉnh linh hoạt.
- Luôn linh hoạt: Cuộc sống luôn có những điều bất ngờ. Nếu một ngày của bạn bị chệch hướng, hãy sắp xếp lại điểm sáng. Hoặc chọn một điểm sáng nhẹ nhàng hơn. Mục tiêu không phải là sự hoàn hảo, mà là sự tiến bộ. Hãy có một điểm sáng “mini” dự phòng, chẳng hạn như một phiên bản 10 phút của mục tiêu, thay vì 30 phút.
Hình ảnh minh họa người đàn ông đang trì hoãn công việc với đống tài liệu và điện thoại iPhone
Vào cuối ngày, tôi kết hợp điểm sáng của mình với thói quen ghi nhật ký 2 phút. Tôi dùng ứng dụng Journal của Apple, nhưng công cụ không quan trọng. Ngay cả việc ghi lại vài câu mỗi ngày cũng giúp tôi nhận ra các xu hướng, tìm thấy điều gì tiếp thêm năng lượng và những lĩnh vực nào cần điều chỉnh.
Tóm lại, phương pháp Daily Highlight không chỉ là một thủ thuật năng suất đơn thuần, mà là một triết lý sống giúp bạn định hình lại sự tập trung, tìm thấy ý nghĩa thực sự trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Bằng cách ưu tiên một nhiệm vụ quan trọng nhất, bạn không chỉ giảm bớt gánh nặng tâm lý từ những to-do list dài dòng mà còn mở ra không gian cho sự tập trung sâu và cảm giác hoàn thành đích thực. Hãy thử áp dụng Daily Highlight ngay hôm nay và chia sẻ trải nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
