Bạn có đang cảm thấy danh sách công việc (to-do list) của mình chỉ là một tập hợp khô khan, chất chồng như những “tượng đài tội lỗi” mà không thực sự thúc đẩy bạn hành động? Một danh sách truyền thống hiếm khi lý giải tại sao bạn hoàn thành (hoặc không hoàn thành) một nhiệm vụ nào đó. Trong vai trò chuyên gia công nghệ và năng suất cá nhân, tôi đã nhận ra giới hạn này. Để biến những sự tiếc nuối thành hành động hiệu quả, tôi đã từ bỏ to-do list và tích hợp hai phương pháp ghi nhật ký mạnh mẽ: Bullet Journal và Interstitial Journaling, đặc biệt là trên nền tảng Apple Notes. Hệ thống này giúp tôi không chỉ ghi lại công việc mà còn hiểu sâu sắc hơn về hành trình làm việc của mình, từ đó đạt được hiệu suất vượt trội.
Tại Sao Nhật Ký (Journaling) Vượt Trội Hơn To-do List Truyền Thống?
Trong nhiều năm, tôi đã chật vật với các to-do list. Chúng thường trở nên quá tải hoặc không hoàn chỉnh vào giữa ngày. Việc gạch bỏ một mục mang lại sự hài lòng nhất thời, nhưng không thể nắm bắt được những ưu tiên hay suy nghĩ đang thay đổi của tôi. Tôi cần một hệ thống có thể làm được nhiều hơn việc liệt kê nhiệm vụ; một thứ có thể kết hợp việc lên kế hoạch với ngữ cảnh, sự phản tư, những ý tưởng và theo dõi tiến độ.
Journaling đã mang lại trải nghiệm phong phú hơn nhiều. Thay vì những danh sách kiểm tra tĩnh, journaling cho phép tôi kết nối các nhiệm vụ với ngữ cảnh và những hiểu biết cá nhân. Phương pháp này đã giảm bớt lo âu và nâng cao sự tập trung của tôi. Tôi nhận thấy rằng khi tôi ghi nhật ký, tôi tự nhiên ghi lại các nhiệm vụ như một phần của dòng chảy công việc hàng ngày, thay vì những mục hành động bị cô lập. Đó là lúc to-do list truyền thống bắt đầu trở nên kém hữu ích đối với tôi.
Hệ Thống Năng Suất Cá Nhân Hoàn Hảo: Kết Hợp Bullet Journal Và Interstitial Journaling
Hệ thống năng suất của tôi là sự kết hợp tinh tế giữa hai kỹ thuật journaling: Bullet Journaling và Interstitial Journaling.
Bullet Journal: Phương Pháp Ghi Nhanh Đa Năng
Bullet Journal sử dụng phương pháp ghi nhanh (rapid logging) do Ryder Carroll thiết kế. Bạn chỉ cần viết những ghi chú ngắn gọn, súc tích kết hợp với các ký hiệu (bullets) để theo dõi nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú một cách linh hoạt. Đây là phương pháp tuyệt vời để nắm bắt các công việc hàng ngày, đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành và lên lịch. Điều tôi yêu thích ở nó là khả năng thích ứng cao. Tôi có thể dễ dàng di chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành hoặc làm nổi bật các ưu tiên.
Minh họa một trang Bullet Journal với các ký hiệu ghi nhanh nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú.
Interstitial Journaling: Điền Đầy Khoảng Trống Giữa Các Nhiệm Vụ
Interstitial journaling là việc lấp đầy những khoảng trống giữa các nhiệm vụ và sự kiện. Đây là một phương pháp ghi lại những suy nghĩ, phản tư, thách thức hoặc ghi chú về tiến độ khi chúng xuất hiện trong suốt cả ngày. Kiểu journaling này tạo cầu nối giữa việc lên kế hoạch và thực hiện. Nó cho phép tôi xử lý cảm xúc hoặc ý tưởng liên quan đến công việc mà không làm gián đoạn dòng chảy. Hơn nữa, nó làm nổi bật các yếu tố cản trở như sự sụt giảm năng lượng hoặc những khoảnh khắc làm việc sâu mà thường bị bỏ qua trên một to-do list thông thường.
Trong hệ thống Bullet Journal, phần “Notes” (Ghi chú) có thể được sử dụng để “interstitially” ghi lại những suy nghĩ của bạn. Chỉ cần chú ý đến những khoảnh khắc bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác hoặc khi bạn nghỉ giải lao.
Việc kết hợp hai phương pháp này mang lại cho tôi một nhật ký hàng ngày năng động về những gì tôi cần làm, lý do tại sao nó quan trọng và cảm giác của tôi trong khi thực hiện. Nó cũng cung cấp một phần bị thiếu khác mà tôi có thể xem lại bất cứ lúc nào: một câu chuyện tường thuật theo trình tự thời gian giúp tôi hiểu được sự hỗn loạn của cuộc sống hàng ngày.
Tích Hợp Số Hóa Hệ Thống Journaling Với Apple Notes
Ban đầu, tôi sử dụng một cuốn sổ vật lý. Mặc dù lợi ích của việc dùng giấy cho to-do list hoặc journaling đã được biết đến rộng rãi, nhưng nó không thực tế cho việc chỉnh sửa nhanh hoặc đồng bộ hóa trên các thiết bị. Chuyển sang kỹ thuật số đã giải quyết vấn đề đó. Đây là cách tôi tích hợp Bullet Journal và Interstitial Journaling bằng Apple Notes làm công cụ ghi nhật ký chính.
Thiết Lập Cấu Trúc Bullet Journal Trong Apple Notes
Thiết kế một mẫu Bullet Journal đơn giản giúp duy trì tính nhất quán. Để bắt đầu, hãy tổ chức nhật ký của bạn bằng cách tạo một thư mục chuyên dụng có tên “Bullet Journal”.
Bên trong thư mục này, bạn có thể thiết lập các ghi chú hoặc thư mục con cho nhật ký hàng ngày, theo dõi thói quen, và các bản tổng kết hàng tuần hoặc hàng tháng. Các thư mục con là tùy chọn và tùy thuộc vào bạn, ví dụ, bạn có thể thiết lập các ghi chú trong thư mục con cho các dự án cụ thể. Bạn có thể xem các thư mục dưới dạng thư viện, sắp xếp chúng và tìm kiếm bất cứ thứ gì trong đó.
Cấu trúc thư mục "Bullet Journal" trong ứng dụng Apple Notes trên iPhone, giúp sắp xếp các ghi chú theo ngày hoặc dự án.
Một bố cục cơ bản có thể bao gồm ngày, Nhiệm vụ (Tasks) trong ngày, Sự kiện (Events) và không gian cho Ghi chú (Notes), nơi tôi ghi lại những phản tư của mình (interstitial reflections). Bạn có thể tùy chỉnh mẫu này để phù hợp với nhu cầu và sao chép nó hàng ngày hoặc lưu thành một ghi chú có thể tái sử dụng. Hiện tại, tôi đang thử nghiệm thêm một mục Daily Highlight tập trung. Tôi giữ nó ở đầu danh sách và đánh dấu bằng một biểu tượng cảm xúc (emoji) riêng biệt.
Mẫu ghi chú Bullet Journal cơ bản trong Apple Notes với các phần Nhiệm vụ, Sự kiện và Ghi chú phản tư hàng ngày.
Thực Hành Interstitial Journaling và Liên Kết Ghi Chú
Để ghi lại suy nghĩ và hiểu biết giữa các nhiệm vụ trong phần Ghi chú (Notes), tôi tạo các ghi chú mới trong suốt cả ngày. Tôi sử dụng những ghi chú này để nhanh chóng ghi lại những gì mình đang làm, cảm giác của mình (ví dụ: tại sao tôi lại trì hoãn), hoặc bất kỳ ý tưởng nào nảy sinh.
Ví dụ về cách theo dõi các nhiệm vụ (tasks) và ghi chú (notes) trong một trang nhật ký số Bullet Journal trên Apple Notes.
Nếu có liên quan, tôi liên kết các ghi chú trong Apple Notes đến các mục trong Bullet Journal của mình hoặc bất kỳ ghi chú nào khác để dễ dàng tham chiếu. Chỉ cần nhập >> bên cạnh từ khóa của bạn. Bạn thậm chí có thể liên kết ngược các ghi chú với nhau. Cách tiếp cận này giúp thêm nhiều ngữ cảnh hơn trong khi vẫn nắm bắt được dòng chảy của ngày làm việc. Việc xem lại chúng mang lại những manh mối về các mẫu hình công việc mà một to-do list đơn thuần sẽ bỏ lỡ. Bạn cũng có thể gắn thẻ các mục Sự kiện và Ghi chú bằng các hashtag như #energy-low (năng lượng thấp), #focus-high (tập trung cao), #distracted (mất tập trung). Sau này, bạn có thể lọc chúng từ thanh tìm kiếm và khám phá bất kỳ mẫu hình tiềm ẩn nào.
Cách liên kết các ghi chú trong Apple Notes bằng ký hiệu '>>' và sử dụng hashtag để phân loại trạng thái năng lượng, tập trung trong nhật ký.
Tận Dụng Các Tính Năng Khác Của Apple Notes
Apple Notes cung cấp một số tính năng hữu ích để nâng cao hệ thống journaling này. Sử dụng danh sách kiểm tra (checklists) để đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành, tạo bảng biểu để theo dõi thói quen, và nếu bạn sử dụng iPad, hãy tận dụng tính năng viết tay với Apple Pencil để có cảm giác cá nhân hơn.
Bạn cũng có thể đính kèm ảnh, tài liệu hoặc bản phác thảo để làm phong phú thêm ghi chú của mình, làm cho nhật ký trở nên tương tác và trực quan hơn. Những tính năng này biến Apple Notes thành một công cụ đa năng để quản lý cả nhiệm vụ và phản tư. Apple Notes còn có các tùy chọn Đường kẻ và Ô kẻ, có thể mang lại cho ghi chú của bạn cảm giác như một cuốn nhật ký vật lý. Thêm vào đó, khóa các nhật ký của bạn mang lại cảm giác riêng tư hơn.
Hãy nhớ rằng, điều quan trọng không phải là công cụ mà là thói quen và hệ thống phù hợp với bạn. Cả hai phương pháp journaling này đều rất đơn giản, bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ kỹ thuật số nào (ngay cả Google Keep cũng đủ tốt như một cuốn nhật ký) hoặc một cuốn sổ giấy đơn giản. Bạn chỉ cần những ký hiệu đơn giản nhưng nhất quán để theo dõi các nhiệm vụ của mình.
Mẹo Tối Ưu Hệ Thống Journaling Của Bạn Trên Apple Notes (Hoặc Bất Kỳ Ứng Dụng Nào)
Nguyên tắc cốt lõi của Bullet Journal là ghi nhanh (rapid logging) với các ký hiệu (bullets) như nhiệm vụ (•), ghi chú (-), sự kiện (○). Những ký hiệu này rất dễ tạo trong bất kỳ ứng dụng ghi chú nào. Nếu thích, bạn thậm chí có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc (emojis) để thay thế.
Nhưng điều làm cho Bullet Journal nổi bật là nguyên tắc cốt lõi thứ hai: di chuyển nhiệm vụ có chủ đích (intentional migration).
Di Chuyển Nhiệm Vụ Có Chủ Đích (Intentional Migration)
Vào cuối ngày (hoặc đầu ngày hôm sau), tôi nghiêm túc xem xét Nhật ký hàng ngày (Daily Log) của mình. Điều gì nên được chuyển tiếp? Điều gì bây giờ không còn liên quan? Hành động có chủ đích này ngăn chặn sự chồng chất nhiệm vụ và đảm bảo sự tập trung. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình, tôi sử dụng một biểu tượng mũi tên đơn giản để gợi ý việc di chuyển sang mục Nhật ký hàng ngày tiếp theo. Tôi kiểm tra các Sự kiện và suy nghĩ về những hành động có thể chuyển đổi thành nhiệm vụ hoặc dự án nhỏ cho sau này.
Minh họa nguyên tắc di chuyển nhiệm vụ có chủ đích (intentional migration) trong Bullet Journal trên Apple Notes, giúp theo dõi và ưu tiên công việc.
Mẫu Ghi Chú Cho Interstitial Journaling
Tôi thường thích viết tự do các mục nhật ký giữa các nhiệm vụ trong phần Ghi chú (Notes). Dưới đây là một ý tưởng về mẫu bạn có thể thiết lập, nó theo mô hình chung của tôi:
- Bạn vừa làm gì.
- Mất bao lâu để hoàn thành.
- Cảm giác của bạn (năng lượng, sự tập trung, cảm xúc).
- Bạn sắp làm gì tiếp theo (và thường là lý do tại sao).
Các nhiệm vụ không còn là những mục bị cô lập. Việc tạo ra chúng với chủ đích giúp tôi hình dung chúng rõ ràng hơn. Bạn thậm chí không cần phải gõ phím mọi lúc. Thỉnh thoảng, tôi sử dụng ứng dụng Ghi chú của iPhone để ghi âm nhật ký giọng nói để theo dõi sự trì hoãn.
Bất kỳ phương pháp journaling nào kết hợp việc ghi lại nhiệm vụ với ngữ cảnh, sự phản tư và việc xem xét có chủ đích đều có khả năng làm cho một to-do list khô khan, thiếu ngữ cảnh trở nên lỗi thời. Điều quan trọng là không để hệ thống trở thành một gánh nặng, nơi nó (thay vì các nhiệm vụ) chiếm đoạt sự chú ý của bạn. Vì vậy, đối với tôi, sự nhất quán và đơn giản của hệ thống mới chính là bí quyết thực sự để đạt được năng suất bền vững.
Bạn đã từng thử kết hợp các phương pháp journaling để quản lý công việc chưa? Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới hoặc khám phá thêm các bài viết khác về tối ưu năng suất trên KhoaHocCongNghe.net!
