Bạn có bao giờ vật lộn với việc ghi nhớ những gì mình đã đọc hay biến những ý tưởng hay ho thành hành động cụ thể không? Tôi từng ở trong tình trạng đó. Nhưng mọi thứ đã thay đổi hoàn toàn kể từ khi tôi xây dựng một hệ thống quản lý tri thức cá nhân (PKM) – một hệ thống có khả năng thích ứng và phát triển cùng với quá trình học hỏi của tôi. Việc có một PKM hiệu quả không chỉ giúp bạn lưu trữ thông tin mà còn biến chúng thành nguồn lực quý giá, thúc đẩy sự sáng tạo và năng suất. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết về cách tôi xây dựng và vận hành hệ thống này, tập trung vào những công cụ và quy trình đã mang lại hiệu quả vượt trội, đặc biệt là vai trò trung tâm của Logseq. Hãy cùng khám phá để biến tri thức thành sức mạnh thực sự!
Nguồn đầu vào kiến thức của tôi: Khởi điểm cho một PKM vững chắc
Nền tảng của bất kỳ hệ thống quản lý tri thức hiệu quả nào đều phụ thuộc rất nhiều vào các nguồn đầu vào – loại nội dung bạn tiêu thụ và nơi chúng đến. Việc xác định rõ các nguồn đầu vào là cực kỳ quan trọng vì nó giúp tôi lựa chọn những công cụ phù hợp nhất để hỗ trợ hệ thống của mình, biến thông tin thô thành những kiến thức và giá trị có ý nghĩa.
Bảng trắng trong Logseq thể hiện các nguồn đầu vào kiến thức
Tôi dành rất nhiều thời gian để đọc các bài báo trực tuyến, và việc nắm bắt những điểm mấu chốt từ chúng là một ưu tiên hàng đầu. Điều này đảm bảo rằng những thông tin giá trị sẽ không bị mất đi sau lần đọc đầu tiên.
Ngoài ra, YouTube là một trong những nền tảng yêu thích của tôi để tiêu thụ nội dung, đặc biệt là các hướng dẫn và thảo luận chuyên sâu. Tôi thường dựa vào bản ghi hoặc dấu thời gian (timestamps) để ghi lại những điểm hữu ích nhất, phục vụ cho việc tham khảo sau này.
Mặc dù tôi chủ yếu sử dụng các nền tảng mạng xã hội như TikTok và Instagram cho mục đích giải trí, nhưng đôi khi chúng lại khơi gợi những ý tưởng mới đáng để ghi lại. Những khoảnh khắc cảm hứng thụ động này không chiếm ưu thế trong quy trình làm việc đầu vào của tôi, nhưng tôi luôn đảm bảo rằng bất kỳ thông tin quan trọng hoặc tia sáng tạo nào từ các nền tảng này đều được ghi lại để khám phá trong tương lai.
Ứng dụng Apple Books hiển thị sách "Getting Things Done"
Các cuộc họp Microsoft Teams hàng ngày của tôi là một nguồn phong phú các thông tin và công việc cần thực hiện, bao gồm các buổi “scrum” buổi sáng và các phiên động não tạo ra ý tưởng và nhiệm vụ mà tôi cần ghi lại. Cuối cùng, tôi sử dụng Apple Books để tổ chức và đọc sách của mình. Ứng dụng này giúp tôi đạt được mục tiêu đọc sách và đánh dấu các phần quan trọng.
Các công cụ quản lý tri thức cá nhân (PKM) tôi tin dùng
Bước tiếp theo trong việc xây dựng hệ thống quản lý tri thức cá nhân của tôi là lựa chọn những công cụ tốt nhất để hỗ trợ quy trình làm việc. Với tư cách là người dùng Mac và iPhone, việc này tương đối đơn giản, vì các thiết bị này đi kèm với một số ứng dụng miễn phí, tích hợp sẵn và dễ sử dụng, đồng bộ hóa liền mạch trên các thiết bị. Điều này khiến chúng trở nên lý tưởng để thu thập và quản lý thông tin mọi lúc mọi nơi.
Reminders và Notes: Cổng thu thập nhanh chóng
Reminders và Notes là hai ứng dụng thường bị đánh giá thấp trong hệ sinh thái Apple, nhưng chúng lại là điểm khởi đầu cho hệ thống của tôi. Vì tôi luôn có iPhone bên mình, tôi sử dụng các ứng dụng này để nhanh chóng ghi lại ghi chú, ý tưởng và nhiệm vụ. Tôi dùng Notes bất cứ khi nào cần ghi lại một ý tưởng nhanh, và dùng Reminders cho các thông tin có thể hành động.
Logseq: Trái tim của hệ thống PKM
Mặc dù tôi rất yêu thích ứng dụng Notes, nhưng nó vẫn thiếu một số tính năng cần thiết để tổ chức và kết nối ý tưởng trong hệ thống quản lý tri thức cá nhân của tôi. Đó là lúc Logseq trở thành trung tâm của bộ công cụ PKM của tôi.
Một trang Logseq hiển thị các đoạn văn bản được đánh dấu nổi bật
Logseq là một ứng dụng ghi chú dạng “outliner” có khả năng kết nối mạng lưới (networked outliner), và tôi rất thích cấu trúc gạch đầu dòng tự động của nó, giúp việc chia nhỏ các ý tưởng thành những khối thông tin nhỏ hơn, dễ quản lý hơn một cách dễ dàng. Khả năng liên kết và tổ chức theo dạng đồ thị (graph view) của Logseq chính là điểm mấu chốt tạo nên sự khác biệt cho hệ thống PKM của tôi.
Readwise: Tối ưu việc thu thập điểm nhấn
Công cụ thiết yếu tiếp theo trong bộ PKM của tôi là Readwise – một ứng dụng “đọc sau” (read-it-later) giúp tối ưu hóa cách tôi thu thập các điểm nhấn (highlights) và xem lại những thông tin quan trọng. Tôi chủ yếu sử dụng Readwise để nhập các điểm nhấn văn bản từ Apple Books vào Logseq. Tuy nhiên, nó cũng hỗ trợ nhiều dịch vụ khác, bao gồm Kindle, Instapaper, Pocket và nhiều hơn nữa, giúp tập trung tất cả điểm nhấn của bạn vào một nơi duy nhất.
Plugin Readwise trong Logseq hiển thị các mục được nhập
Những công cụ quản lý tri thức cá nhân này giúp tôi tạo ra một hệ thống hiệu quả để thu thập, xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin một cách có tổ chức.
Hệ thống thu thập và tổ chức thông tin hiệu quả
Một hệ thống quản lý tri thức tốt đòi hỏi một quy trình quản lý thông tin có cấu trúc nhưng linh hoạt. Đó là lý do tại sao tôi áp dụng một số phần của phương pháp “Getting Things Done” (GTD) để thu thập và tổ chức các nhiệm vụ và thông tin của mình. Phương pháp GTD nhấn mạnh việc thu thập mọi thứ và xử lý chúng sau này, giúp giải phóng không gian tinh thần đồng thời đảm bảo không có gì bị lãng quên.
Ứng dụng Notes hiển thị tính năng ghi chú nhanh "Quick Notes" trên iPhone
Trong giai đoạn thu thập thông tin, tôi ưu tiên tốc độ hơn sự chính xác. Mục tiêu của tôi là ghi lại các tóm tắt nhanh, đánh dấu các điểm chính, hoặc bao gồm các liên kết hay dấu thời gian tới tài liệu gốc. Việc thu thập thô này đảm bảo tôi không bỏ lỡ những thông tin giá trị, ngay cả khi tôi đang bận rộn với việc khác.
Có một số cách để nhanh chóng bắt đầu một ghi chú mới trong Notes trên iPhone, bao gồm thêm tiện ích Quick Note vào Trung tâm điều khiển hoặc sử dụng Siri để đọc chính tả. Ngoài ra, tôi sử dụng tính năng Hot Corners trên Mac để nhanh chóng mở ứng dụng Notes.
Tôi cũng có thể ghi lại các ghi chú âm thanh khi việc gõ phím quá chậm hoặc không thực tế. Đối với các nhiệm vụ và thông tin có thể hành động, tôi ưu tiên sử dụng Reminders. Tôi đã thiết lập một Danh sách Hộp thư đến (Inbox List) nơi tôi thu thập tất cả các nhiệm vụ và ý tưởng trước khi xử lý chúng.
Danh sách các mục hành động trong ứng dụng Reminders của Apple
Khi đã thu thập được thông tin, bước tiếp theo là tổ chức nó. Ở đây, Logseq đóng vai trò trung tâm, vì đây là một công cụ mạnh mẽ để ghi chú và tổ chức từ sách và tài liệu PDF. Nhật ký dựa trên dòng thời gian và cấu trúc outliner của nó giúp dễ dàng tổ chức thông tin theo trình tự thời gian và hệ thống phân cấp.
Tôi thường xuyên xem lại thư mục Quick Notes trong Notes, nơi tôi lưu trữ những ghi chú ban đầu, sau đó tôi chuyển và tổ chức chúng trong Logseq. Trong giai đoạn này, tôi thích diễn đạt lại các ghi chú bằng ngôn ngữ của riêng mình, điều này giúp tôi xử lý thông tin sâu sắc hơn và đảm bảo rằng tôi thực sự đã hiểu nó.
Cách tôi kết nối thông tin với Logseq để kiến tạo tri thức
Kết nối thông tin là một phần quan trọng của hệ thống quản lý tri thức cá nhân hiệu quả. Sau khi thu thập và tổ chức thông tin, việc tạo ra các kết nối có ý nghĩa giữa những ý tưởng này là điều biến một bộ sưu tập ghi chú thành một cơ sở tri thức năng động và phát triển. Đây chính là lúc các tính năng liên kết hai chiều và trực quan hóa của Logseq phát huy tác dụng.
Bất cứ khi nào tôi liên kết một trang bằng cách sử dụng dấu ngoặc kép, ví dụ: [[Tên Trang]], Logseq sẽ tự động tạo một kết nối hai chiều giữa trang đó và trang hiện tại. Điều này cho phép tôi dễ dàng điều hướng giữa các thông tin liên quan và xem các khái niệm khác nhau được kết nối với nhau như thế nào, tạo ra một mạng lưới tri thức mạnh mẽ.
Tính năng liên kết hai chiều (bi-directional linking) trong Logseq
Ngoài việc liên kết các trang, tôi cũng có thể sử dụng Logseq để tham chiếu các khối văn bản riêng lẻ bằng cách sử dụng dấu ngoặc kép đôi, ví dụ: ((Mô tả Khối)). Cách tiếp cận chi tiết này đảm bảo rằng tôi có thể kết nối các mẩu thông tin cụ thể trên các ghi chú khác nhau, tạo ra một mạng lưới các ý tưởng có liên quan với nhau, dễ dàng điều hướng và truy xuất.
Để trực quan hóa các mối quan hệ giữa các ý tưởng sâu hơn nữa, tôi sử dụng plugin Markmap của Logseq. Plugin này chuyển đổi các ghi chú dạng outliner của tôi thành các bản đồ tư duy tương tác. Điều này giúp tôi nhìn thấy cấu trúc các ý tưởng của mình được trình bày một cách trực quan. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, Graph View của Logseq tạo ra một biểu diễn trực quan của tất cả các kết nối trong ghi chú của tôi, cho thấy các trang và ý tưởng liên quan đến nhau như thế nào trong một mạng lưới tri thức tổng thể.
Tầm quan trọng của việc xem xét định kỳ hệ thống PKM
Ý định của tôi khi xây dựng một hệ thống quản lý tri thức cá nhân là tạo ra một thứ có thể phát triển cùng tôi, thích ứng với những nhu cầu và mục tiêu đang thay đổi của mình. Để đạt được điều này, tôi đã biến việc xem xét định kỳ thành một phần thiết yếu trong quy trình làm việc. Những lần xem xét này đảm bảo rằng hệ thống của tôi vẫn hiệu quả, phù hợp và phù hợp với các ưu tiên của tôi.
Một bảng trắng trong Logseq thể hiện quy trình xem xét quản lý tri thức cá nhân
Ví dụ, nếu tôi đang tập trung vào một dự án chuyên môn mới, tôi có thể cần điều chỉnh các nguồn đầu vào hoặc sắp xếp lại các ghi chú để ưu tiên thông tin liên quan đến dự án đó. Việc xem xét định kỳ cũng giúp tôi tinh giản hệ thống của mình.
Theo thời gian, bất kỳ hệ thống nào cũng có thể tích lũy thông tin dư thừa hoặc lỗi thời, khiến việc tìm kiếm những gì thực sự hữu ích trở nên khó khăn hơn. Bằng cách xem lại các ghi chú của mình, tôi có thể dọn dẹp cơ sở tri thức, lưu trữ các dự án cũ và tinh chỉnh quy trình làm việc để đảm bảo mọi thứ vẫn trực quan và hiệu quả.
Xây dựng một hệ thống quản lý tri thức cá nhân có khả năng phát triển cùng bạn là tạo ra một quy trình thích ứng, hỗ trợ nhu cầu và mục tiêu của bạn. Cách tiếp cận này đảm bảo hệ thống của bạn không chỉ là một kho lưu trữ thông tin hiệu quả mà còn là chất xúc tác cho sự phát triển, sáng tạo và năng suất trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Hãy bắt đầu hành trình xây dựng PKM của riêng bạn ngay hôm nay để biến những thông tin rời rạc thành kho tàng tri thức vô giá!
